DX（デジタルトランスフォーメーション／以下：DX）を進める上で、業務上の様々なプロセスをシステムに置き換え、自動化を図る事は重要な施策です。
しかし、中小企業の多くでは、莫大な予算をかけて独自のソフトやツールを開発するのではなく、費用対効果にすぐれた既存の汎用ツールを活用して、自社にあったシステムを作り上げる方が遥かに効率的と言えるでしょう。
とはいえ、DXに取り組んだばかりの企業では、そもそもどんなITツールを使えば良いのかが分からないといった疑問もあるかもしれません。
そこで今回は、ITツールを目的別に3つの分野に分けてご紹介します。
- 社内コミュニケーション
- 業務効率化
- マーケティング活用
効果的に使えば少ない費用で最大限の成果が得られるITツール導入。
自社ビジネスの生産性を飛躍的に発展させたい企業経営者や担当者は、どうぞ最後までお付き合いください。
目次
社内コミュニケーション
DXを効果的に推進していくためには、縦割りの組織構造で動くのではなく、企業内の各部門・部署が連携してプロジェクトを推進することが求められます。
そのためにも、社内コミュニケーションを円滑に執り行える各種ツールの役割は重大です。
オンライン会議システム
新型コロナウイルス蔓延防止策に伴い、当り前のように広まった在宅勤務などの就労形態ですが、それにはテレワーク環境の整備が不可欠。
離れた場所にある複数事業所間の円滑なコミュニケーションのためにも、顔を見ながら会議を行う事ができるオンライン会議システムの導入は、現代ビジネスではもはやマストです。
【代表例】
ビジネスチャットツール
長文のやり取りには便利なメールですが、ちょっとした要件のやり取りをするには、日々送られてくる大量のメールやDMの中から該当のメールを探し出すなどの手間もかかり、CCやBCCの間違いによる誤送信のリスクもあります。
チャットツールであれば要件を手短に伝える事もでき、誤送信のリスクも低減。
クライアントとの連絡でも専用ルームでやり取りができるなど、業務効率化にも一役買います。
【代表例】
プロジェクト／タスク管理ツール
DX推進だけでなく、様々な企業内プロジェクトを推進するには、達成状況を管理・共有する事が不可欠です。
こうしたプロジェクト進捗やタスクの消化状況を管理するツールを導入することで、共有者からの可視化ができ、遅延した業務などはひと目で確認できます。
業務効率化
従来、人が行っていた作業を、機械作業に置き換えて業務の無駄を省き、少人数での作業を可能にするためのツールです。
人的コスト削減や人的ミスの軽減を目的に、まずは自社の業務に対する工数を把握し、それぞれを効率化するツールを適材適所で導入する事で、圧倒的に企業生産性は向上します。
RPAツール
人が手作業で行っているルーティン作業を、ロボットを使って自動化するためのツールをRPA（Robotic Process Automation／ロボットによる作業の自動化）ツールといいます。
AIのような自立思考は持たない代わりに、「定期的」「反復性」「大量・膨大」といった性質を持つ、業務の自動処理に強みを持つツールです。
【代表例】
ワークフローシステム
稟議書や経費精算書など、社内で回る様々な申請書類を電子化し、効率的に承認・閲覧が行える電子承認システムの総称。
捺印や赤入れといったワークフローをシステム化した分、時間・人的ミス・紙資源などを削減し、早い意思決定による業務効率化にも一役買います。
【代表例】
経費計算システム
交通費や出張旅費、仮払い経費など、社内のあらゆる経費計算を自動化するシステムです。
また、最近ではクレジットカード会社発行のコーポレートカードと連携して、明細の入力処理を軽減できるサービスの利用も広がり始めています。
申請者・承認者・管理者すべての人的リソースを軽減し、手間ばかりかかる単純作業から開放されるだけでなく、不正申請を含めた人的ミスも見逃しません。
【代表例】
会計ソフト
企業の経理・財務業務をコンピュータで一元管理し、圧倒的な業務効率化を図ります。
もはや使っていない企業の方が少ないぐらいメジャーなITツールですが、その選び方や使い方によっては大して作業が楽にならないばかりか、かえって面倒になるだけといった場合もあるので注意が必要です。
【代表例】
オンラインストレージ
サーバー上にファイルをアップし、保存や共有をすることができるサービスの総称。
オンプレミスサーバー利用時と違い、コストを抑え、メンテナンスフリーでオフィスレスの作業環境が実現できるのが強みです。
個人でも活用するケースが多いITツールですが、ビジネス利用の場合はセキュリティ面が強化された法人向けサービスを選ぶ事をおすすめします。
電子決済システム
電子決済システムの導入は業務効率化だけでなく、新型コロナウイルス感染拡大防止の側面からも重要な施策です。
クレジットカード、デビットカード、電子マネー、QRコードなど、多様化する社会に合わせた様々な電子決済に対応する事は、店舗型ビジネスを営む企業だけでなく、エンドユーザーと接する機会の多い企業においても導入を検討するに値します。
チャットボット
Webサイトやスマホアプリで、問い合わせに自動対応したり、訪問者に語りかける自動化コミュニケーションツールです。
大きく分けてカスタマーサポート型とマーケティング支援型の2つの種類があります。
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