【総務のDX】総務業務にDXが必要な理由と推進の5ステップ｜導入ツール例 - DXportal

DX推進に向けた5ステップ

前述の課題を踏まえて、実際に総務業務のDX推進を行う場合は、どのように取り組むと良いのでしょうか。

総務業務のDX推進は、概ね次の5つのステップに分けられます。

ステップ１：業務の棚卸

ステップ２：優先してデジタル化するべき業務の選定

ステップ３：導入するツールの検討／費用対効果の検証

ステップ４：社内の稟議決裁

ステップ５：ツールの導入と検証

続いて、それぞれのステップについて、必要なツール例なども紹介しながら解説します。

ステップ１：業務の棚卸し

まずは総務部門が担当する総務業務の棚卸しを行い、その全体量を把握します。

棚卸の際は、業務の種類や内容だけではなく、どの業務がより属人的になってしまっているのかなども併せて整理しておくことで、導入ツールの検討がスムーズに行なえるようになります。

棚卸には工数がかかりますが、適切なDX施策を見極めるためには、総務部門全体で丁寧に行うことが重要です。

ステップ２：優先してデジタル化すべき業務業務の選定

棚卸しを行なった総務業務の一覧表などをもとに、現在多くのリソースを割いている業務や、属人性が高い業務などに焦点を当て、デジタルツールの導入によって大きな業務効率化ができそうな業務の絞り込みを行います。

業務の絞り込みが完了したら、効率化できるリソースや属人化の度合いなどを考慮して、優先順位付けを行なうことがポイントです。

ステップ３：導入するツールの検討／費用対効果の検証

ステップ2で選定したデジタル化すべき業務の一覧をもとに、どのようなツールを導入すれば、望んだ成果が得られるのかを検討します。

その上で、導入前と比べてどのくらいの効果が得られるのかを見積もり、費用対効果を検証していきます。

1つの業務を効率化するために考えられる方法論は必ずしも1つとは限りません。

同じアプローチでも多種多様なツールがあったり、複数のアプローチから解決可能な場合があったり、もしくは複数のツールを組み合わせなければ成果が出ない場合もあるでしょう。

当然、ツールごとに効果と費用は違いますので、検討は慎重に行ってください。

ここでは、総務の業務効率化に繋がる可能性の高いいくつか施策について、どのようなツールがあるのかを含めてご紹介します。

チャットボット

業務を棚卸してみると、総務部門の従業員が「他部署からの問い合わせ対応」に意外なほど多くの時間を割いていることがわかる場合が多いはずです。

基本的に、問い合わせに回答すること自体は、わずかな時間で済むケースが多いとはいえ、積み重なると決して無視できない業務量になってしまうでしょう。

こうした総務部門に寄せられる様々な問合せに効率的に対応するには、チャットボットの導入が効果的です。

AIが搭載されたチャットボットを導入することによって、問い合わせの多い内容について自動的に回答する仕組みを構築すれば、問い合わせ対応の負担を一気に軽減できます。

これにより、総務担当者は直接対応が必要な重要な事案にのみ対応すれば良くなるため、大きな労力削減に繋がり、空いた時間をこれまで取り組めなかった別の業務に充てることができます。

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備品管理システム

会社の備品管理も総務部の重要な役割の1つです。

適切な管理を行うことで、会社全体の業務が滞りなくスムーズに行えるわけですが、様々な備品の管理をミスなく行うことは容易なタスクではありません。

これまで多くの企業では、Excelファイル等で管理されてきましたが、在庫減少や紛失が発生した場合の気付きにくさなど、在庫管理の難しさは、多くの総務部門担当者が経験しているはずです。

うっかり備品の発注が遅れると、他部署に迷惑をかけることになる一方で、ミスを防ぐことが重要とはいえ、そうそう頻繁に備品の棚卸などを行うことは現実的ではありません。

こうした総務部門が抱えてきた課題を解消するのが備品管理システムです。

備品管理システムを導入していれば、在庫減少や紛失等が発生した場合にもアラートが出るため、備品の管理が容易になります。

また、備品の棚卸にも役立つツールなので、棚卸の作業コストを大幅に軽減できるでしょう。

RPA導入による各種業務効率化

RPA（Robotic Process Automation／以下：RPA）とは、事務作業を自動化することができるソフトウェアロボットのことを指します。

RPAは、定型作業の業務効率化に向いており、あらかじめ作業工程をプログラミングしておけば、正確かつ高速で業務処理を行うことが可能です。

例えば、取引先企業に複数のパターンに分けたメールを送信する際にRPAを利用すれば、あらかじめ決められたルールに則って大量のメールを自動振り分けして送信してくれます。

大量のメール対応など繰り返しの作業を数多くこなさなければならない総務部門は、RPAを利用することで自動化できる作業をロボットに任せることができますので、大幅に業務効率を高められる可能性があります。

電子承認・電子契約サービスの導入

これまで多くの企業において、社内の様々な承認手続きや契約締結は基本的に紙面で行われてきました。

こうした紙のやりとりにおいて生じる押印や、書類の保管・管理などは総務部門が担っており、大きな負担になってきました。

電子承認や電子契約サービスを導入することができれば、これまで紙ベースでしか行えなかったやり取りが、いつでもどこでも承認や契約が可能となります。

紙ベースでのやりとりがオンラインで行えるようになれば、紙の印刷、物理的な押印、担当者への連絡、書類の受け渡し、書類の保管などのすべての段階において、総務部門が担ってきた業務もすべてオンラインで行うことができるようになるのです。

電子上で行われることから当然ペーパーレスにも繋がりますし、総務が直接的に書類を管理する必要がなくなることに加えて、承認内容や契約内容の管理・検索も容易になるため、資源と人的リソースの両方を削減する施策でもあるのです。

無人受付システム

無人受付システムとは、あらかじめ来客予定を登録しておくことで、顧客が来社した際に簡単なタッチパネルの操作により受付ができるシステムです。

来客の受付が完了すると、来訪先部署の担当者に対して顧客が来社した旨の連絡が自動的に入ります。

これにより、一般的に総務部の人員を配置している受付人員の配置を行う必要がなくなるため、大きな人件費削減に繋がるでしょう。

会議室の空室管理システム

会議室の予約・取消機能が搭載されている空室管理システムの導入も、総務業務の効率化に繋がる一策です。

会社によっては、複数の部署で限られた会議室などを共有している場合がありますが、この管理も多くの場合において総務部が担っています。

ここで往々にして発生するトラブルが、総務部側の管理ミスや会議の担当者の連絡漏れによるダブルブッキングや空室の発生です。

このようなトラブルは、来訪者の信頼を失ってしまう大きなリスクにも繋がりかねません。

管理ミスによるトラブルを未然に防ぎ、どこからでも会議室の予約や使用状況の確認を可能にするのが、空室管理システムです。

空室管理システムを導入すれば、予約・取り消しがオンラインの上でできるようになるだけではなく、センサーを設置することで、わざわざ総務担当者が確認しなくても、会議室の利用状況がひと目で確認できるようになるなど、アナログな方法での予約・取り消しにかかる手間の削減と会議室使用における無駄を省くことができます。

ステップ４：社内の稟議決裁

導入ツールが決定し、費用対効果が策定できたら、ツールの導入費用について社内で稟議決裁を得る必要があります。

前述の通り、ツールを導入することによってどのぐらいメリットがあるかを示すことができなければ、社会で稟議承認を得ることは難しいでしょう。

残念ながら、その重要性にもかかわらず、コストセンターと捉えられがちな総務部門のDXを進めるためには、そのDXの有効性を社内全体に理解してもらうためのコミットメントは欠かせません。

現在の運用で発生している総務部の労力や費用が、ツール導入によりどの程度削減できるのか、またそこから会社全体に対して新たにどのような価値を生み出すことが期待できるのかを、具体的に説明する必要があります。

ステップ５・ツールの導入と検証

総務部門のDXに限った話ではありませんが、新たなツールを導入する場合、それを具体的な運用のフェーズに移す前段階で、実際に動かしてみてその効果や活用方法を検証しなければなりません。

検証を行う際のポイントは次の通りです。

ツールに搭載されている各種機能がどのように稼働するか
システム上に、各種情報がどのように表示されるか
運用面で不便な点が無いか
既存の社内システムと連携させる場合に不具合が発生しないか

このような検証を実施せずにツール導入を行ってしまうと、予想していなかった不具合に遭遇するなどトラブルが生じてしまい、結果として、業務効率化のために導入したツールであるにもかかわらず、かえって不便になるといった失敗を招く可能性すらあります。

あらかじめ必要な検証を実施し、その結果次第で細かい修正を行うことで、これらの問題を事前に解消し、スムーズなツール導入を行うことが可能になります。

まとめ

総務業務のDX推進の必要性や課題、導入ツールについて解説しました。

総務部門は企業の業務運営において、必要不可欠な部門です。

しかし、ただ単にこれまでのやり方を続けて、与えられた現在の業務をこなすだけであれば、業務効率化が叶わないのはもちろんのこと、会社全体に貢献できるようなあらたな価値の創出など夢のまた夢です。

今ここで総務業務のDXに取り組み、総務部門、ひいては会社全体や他部署の社員にも有益な業務効率化を実施し、経理部門の存在を企業全体の価値向上に繋げていかなければ、いつまでもコストセンターと揶揄され続けてしまう可能性すら拭えないでしょう。

ぜひ本記事を参考に、貴社の価値向上のために効果的なDXを推進してください。

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